Quatro campos fazem o trabalho pesado: telefone do tutor, porte e raça do pet, e a data do último atendimento. O resto é útil, mas esses quatro são os que permitem que o sistema trabalhe por você em vez de só guardar o que você digitou.
Por que o telefone é o mais importante
Sem telefone certo, nada sai. Não sai o "seu pet está pronto", não sai a confirmação da véspera, não sai o lembrete de vacina. O cadastro existe, mas não serve para nada além de consulta.
E o erro mais comum não é deixar em branco. É repetir.
Acompanhando uma loja real, a gente encontrou onze tutores dividindo quatro números de telefone: um mesmo número aparecia em sete cadastros. Não foi desleixo. Foi um campo obrigatório sem saída: na correria, quem cadastra repete o último número que lembra só para conseguir salvar a tela e seguir atendendo.
Se você não tem o telefone naquele momento, é melhor deixar em branco e voltar depois do que preencher com qualquer coisa. Campo vazio você percebe; campo errado parece certo.
Tutor e pet são duas coisas
Parece óbvio no papel e se confunde no balcão o tempo todo.
O tutor é a pessoa: paga, recebe as mensagens, tem telefone. O pet é o animal: toma banho, tem raça, porte e histórico. Um tutor pode ter vários pets.
Quando o nome do animal vai parar no lugar do nome da pessoa, duas coisas quebram: a mensagem sai esquisita ("Olá, Mia! A Mia está pronta") e a busca por cliente para de funcionar, porque você procura pelo nome do dono e não acha.
Porte e raça não são enfeite
Parecem detalhe de ficha, e decidem preço.
O porte é o que diferencia o banho de um yorkshire do banho de um golden. Se ele não está preenchido, o sistema usa o preço de tabela geral, e a diferença aparece só na hora de cobrar, com o cliente na frente.
A raça ajuda no tempo de tosa e no que esperar do pelo. E é o que permite olhar depois quais raças a sua loja mais atende, que é uma informação melhor do que parece na hora de decidir o que comprar de insumo.
A data do último atendimento é o que acende o alarme
É o campo que ninguém digita de propósito: ele se preenche sozinho, a cada atendimento. E é dele que sai a única pergunta que o caderno nunca responde: quem está atrasado para voltar?
Sem histórico, não existe intervalo. Sem intervalo, não existe atraso. E sem atraso, o cliente some sem que ninguém perceba.
Checklist rápido
Na hora de cadastrar, três perguntas:
- O telefone é dele mesmo? Se não souber, deixe em branco e volte depois.
- O nome da pessoa está no campo da pessoa? E o do pet, no do pet.
- Porte preenchido? É o que decide o preço na hora de cobrar.
Leva menos de um minuto a mais, e é a diferença entre um cadastro que consulta e um que trabalha.
Como a Colly ajuda
A ficha separa tutor e pet desde o começo, e o histórico de atendimento se preenche sozinho. O que estiver faltando aparece antes de virar problema no balcão, e o telefone repetido é sinalizado em vez de passar batido.